Inplannen leertraject met fysieke bijeenkomst(en)


1. Wat is een leertraject en een groep?

In een leertraject leg je de leeractiviteiten van een training vast (bestaande uit 1 of meerdere workshops, webinars, e-learning etc). In het leertraject kan je ook slimme afhankelijkheden instellen. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch toekennen van een deadline X aantal dagen voor dat een bijeenkomst plaatsvindt. 

In de onderstaande afbeelding wordt de verhouding tussen een leertraject en een groep duidelijk gemaakt. In het leertraject leg je vast welke leeractiviteiten er plaatsvinden in één of meerdere blokken. Vervolgens gebruik je het leertraject om één of meerdere groepen in te plannen.

De training “Onboarding Procademy” bestaat dus uit twee bijeenkomsten, die vastgelegd zijn in het leertraject. Vervolgens is het leertraject 3 keer ingepland, waarmee er drie groepen zijn aangemaakt waarop deelnemers zich kunnen inschrijven. 


2. Hoe maak ik een leertraject aan?

Wanneer je in het menu op “Leertrajecten” klikt kom je terecht in dit scherm. In deze lijst staan alle leertrajecten. 

Om een leertraject toe te voegen klik je bovenaan de pagina op de knop ‘toevoegen’, vervolgens klik je op ‘leertraject’. 

Geef het leertraject de naam van de training en kies een korte bijpassende code, bijvoorbeeld een afkorting van de naam van de training. In de voortgangsrapportage wordt deze code getoond. 

Klik op de blauwe knop “Workshop” om een fysieke bijeenkomst toe te voegen. Klik rechts in het scherm op ‘+ Maak een nieuwe workshop aan’.

Vul tenminste de velden in “Naam”, “Toegang”, “Aantal personen” (maximaal aantal personen is een verplichte waarde als deelnemers zich inschrijven via de catalogus.)

Klik rechts onderaan de pagina op Opslaan. 

Gaat het om een meerdaagse training? Klik dan nog een keer op “Workshop” bovenaan de pagina zodat er tweede blok verschijnt. Bij een training van vier dagen zal je dus vier workshop blokken in beeld moeten hebben in het leertraject.

Na het opslaan kom je op de overzichtspagina met alle leertrajecten en leeractiviteiten die in Procademy aanwezig zijn. Je kan nu een aantal acties verrichten, je kan het leertraject inplannen (hiermee maak je een groep/klas aan met specifieke datum/data).Je kan het leertraject bewerken, als je nog meer leeractiviteiten wil toevoegen of het leertraject bijvoorbeeld wil opnemen in de catalogus. Tot slot kan je het leertraject verwijderen


3. Leertraject toevoegen in catalogus

Klik op bewerken om het leertraject ook in de Catalogus beschikbaar te maken. Klik op het tweede tabblad ‘Catalogus’ (naast Algemene instellingen). Vervolgens vink je ‘product beschikbaar in catalogus’ aan en vul je de overige gegevens in.

Verder vul je de naam in en kan je omschrijving toevoegen. Dat doe je door op het potloodje te klikken bij “Omschrijving“. 

Gebruik “Boekbaar tot” als de inschrijving een X aantal uren voor de starttijd gesloten moet worden. Als je het veld leeg laat is het mogelijk om tot het startmoment van de eerste leeractiviteit je in te schrijven via de catalogus. 

Kies het “BTW percentage“ en het eventuele bedrag wat van toepassing is (vul 0 in bij kosteloze inschrijving). 


4. Klantgroep prijsregels

Wil je een afwijkende prijs instellen voor een specifieke groep deelnemers binnen Procademy? Vink dan “Klantgroep prijsregels” aan en stel een aangepaste prijs in voor 1 of meerdere groepen. 

Stel je biedt een training aan die betaald is voor externe deelnemers maar voor interne deelnemer kosteloos, maak dan gebruik van de “Klantgroep prijsregels” waarbij je een algemene groep selecteert waaraan alle medewerkers zijn gekoppeld, en stel €0,- in als prijs. 


Scenario

Klantgroep prijsregels

De prijs van het leertraject is voor iedereen gelijk

Instelling niet activeren

Alleen externe deelnemers hoeven te betalen bij inschrijving

Selecteer een groep waar alle interne deelnemers in zitten en stel €0,- in als prijs. 




5. Zichtbaarheid beperken

Standaard is het leertraject in de catalogus publiek toegankelijk, dus door iedereen online te boeken. Als je dit wil beperken tot een specifieke doelgroep, vink dan “Zichtbaarheid beperken” aan. Gebruik deze instelling dus niet als je wil dat iedereen zich moet kunnen inschrijven in de catalogus. 

Er zijn verschillende instellingen mogelijk. Je hebt de keuze uit Ingelogde gebruikers, Ingelogde gebruikers van bepaalde groep(en) of Geheime URL. 

Met “Ingelogde gebruikers” is het vereist dat de deelnemer eerst moet inloggen in de omgeving voor hij/zij zich kan inschrijven, de deelnemer moet dus een account hebben. Met Ingelogde gebruikers van bepaalde groep(en) kan je de doelgroep verder filteren door de een of meerdere groepen te kiezen waar de deelnemer in hoort te zitten om zich te kunnen inschrijven voor dit leertraject. Met “Geheime URL: kan alleen degene met de link een cursus reserveren.


Doelgroep

Zichtbaarheid beperken

Voor iedereen (intern & extern)

Instelling niet activeren

Alleen voor interne deelnemers

Ingelogde gebruikers

Alleen voor interne deelnemers uit specifieke groepen (afdelingen)

Ingelogde gebruikers van bepaalde groep(en) 

Alleen voor deelnemers die de link kennen 

Geheime URL



6. Productcategorie 

Vink vervolgens een “Productcategorie” aan, in deze categorie verschijnt het leertraject in de catalogus. Geen Productcategorie beschikbaar? Maak deze dan aan via het Menu -> 

Productcategorieën.


7. Uitgesloten groepen

Wil je specifieke groepen die aan dit leertraject gelinkt zijn uitsluiten van de catalogus vink dan deze groepen aan bij “Uitgesloten groepen”. Je kan dit ook bij de groep zelf instellen via “Menu ->Groepen ->Groep bewerken”. 


8. Afbeelding in catalogus

Stel een “Afbeelding” in, deze wordt weergegeven in de catalogus. Houd ongeveer een grootte aan van 800px bij 600px voor een goede weergave.  

Wanneer je klaar bent met alle gegevens invullen klik je op opslaan rechtsonder. Na het opslaan verschijnt het leertraject in de lijst met verschillende lesonderdelen.

Na het invullen van het leertraject verschijnt de het opgeslagen leertraject in de lijst van ‘cursusonderdelen’.

Door op het potloodje aan de rechterkant onder ‘acties’ te klikken kan je het leertraject bewerken en eventueel nog meer trainingen toevoegen. Ook kom je hier weer te terecht bij de catalogus om de informatie van je leertraject aan te passen. 


9. Inplannen groep


Een deelnemer kan zich pas inschrijvingen op het leertraject als er een (of meer) groep(en) gekoppeld zijn.

Om een groep in te kunnen plannen is het nodig dat er tenminste 1 gebruiker de rol “Docent” heeft. Controleer via Menu -> Gebruikers of dit het geval is. Zie de instructie “Docent aanmaken” voor verdere instructie. 

Ga naar Menu -> Leertrajecten, en klik op het icoontje met de agenda om een groep in te plannen.

Je ziet nu een pop-up, klik op ‘Nieuwe groep’. 

Je krijgt het volgende scherm:

Geef de groep een Naam, kies het Type (tijdelijk voor bijeenkomsten / webinars) en bepaal de Docent. Klik hierna op Opslaan.

Stel vervolgens de data/datum in van de bijeenkomsten/webinars uit het leertraject. Klik hiervoor op “Selecteer een optie” en vervolgens op “Anders, namelijk…”

Stel nu de Datum, Starttijd, Eindtijd, Locatie en Docent in. 

Klik rechts onderaan op “Opslaan”.

Als je in het vervolg een nieuwe datum voor deze training wil toevoegen, ga dan naar Menu -> Leertrajecten en klik weer op het agenda icoon  en kies voor nieuwe groep.


10. Docenten aanmaken


Om een docent toe te voegen klik je in het menu bij ‘Planner’ op ‘Gebruikers’. Vul dan bij de vereiste instellingen de gegevens in. Klik vervolgens op ‘Optionele instellingen’ en voeg bij ‘rollen’ de leader toe.